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2015月3月1日更新

就活生なら知らなきゃヤバイ電話マナー

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 現在就活中なのですが、企業の方との電話が苦手です…(大学4年生・男性)


就活でのマナー

Vive La Palestina

これから就職活動を始めるにあたって、電話のやりとりは必須になります。これまでは、家族や友人など、身近なよく知っている人としか電話で話したことがないという方が多いのではないのでしょうか。しかし、これからは企業相手に電話の応対をしないといけませんね。社会人になる第一歩として、電話のマナーについて考えてみましょう。

 

電話マナーかけ方編



1.まずは自分の名前を名乗りましょう



ほとんどの人が携帯電話でこれまで通話をしていたと思います。携帯電話だと、登録した名前が画面に出るので、名乗る必要はありませんが、会社にかけるときは、まず自分の名前を名乗るのがマナーです。

 

 

2.繋いでほしい部署、担当者を伝え、手短に用件を伝えましょう



必ずしも、自分が話したい相手が電話に出てくれる訳ではありません。必ず誰宛に、何の用件なのかを手短に伝えるようにしてください。

例えば、「わたくし、○○大学の○○と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますか。来年度の新卒採用の件でお電話いたしました。」こんな具合にです。

このような採用問い合わせの電話の場合は、担当者の名前がわからない場合がありますよね。そのときは部署のみでもかまいません。

 

 3.手帳と筆記用具は必ず手元に置いておきましょう



無事担当者と話ができたら、次の予定の話があったり、持ってくる物などを言われることがあります。話が出てから慌てて予定表を探しに行ったり、ペンを探すようでは、相手も不安になります。忘れずに電話する前に手元に置いておきましょう。

 

 

4.電話を切るときは一呼吸おいてからにしましょう



 

無事に担当者との話が終わりました。ここでやれやれと、すぐに電話を切るのは失礼にあたります。きっと、相手はこちらが切るまで受話器を置きませんので、「失礼します」と会話を終えたあと3秒待ってから電話を切るようにしましょう。

 

 

5.かける時間帯を考えましょう



 

大体の会社は9時から18時が勤務時間です。この時間内にかけるのは基本中の基本ですが、出勤したばかりの9時から10時、就業間近の17時から18時、そしてお昼休みの12時から13時は避けましょう。わざわざ忙しい時間にかけてこられると相手の迷惑になります。ただし、当日の朝やむをえず説明会や面接に行けなくなってしまった、遅刻しそう、といった緊急時は除きます。

 

 

電話のマナー受け方編



 

1.電話を受けた時もまずは名乗りましょう



普段は「もしもし~?」と電話に出ているかもしれませんが、会社からの電話に「もしもし」はいりません。「はい。○○です。」と名乗るようにしましょう。相手が「○○さんの

電話でお間違いありませんか」と聞く前に、こちらから名乗った方が印象がいいですよね。

 

 

2.電話が終わったら、相手が切るのを待ちましょう



電話はかけた方が先に切るのがマナーです。相手が受話器を置いたのを確認してから切るようにしましょう。このことを知らないで、相手より先に電話を切ってしまったら、不快な思いをさせてしまうかもしれないので、気をつけましょう。

 

 

3.電話に出られなかったら早めに折り返しの電話をしましょう



携帯電話の場合、講義中だったり電車やバスに乗っているときにかかってきても電話に出ることができませんね。そのときは、かけられる状況になったらすぐにかけ直すようにしましょう。「電話に出られませんで失礼いたしました」の言葉をお忘れなく。

 

 

電話のマナーといっても難しいことはありません。相手を思いやる気持ちがあれば自然にできることばかりです。電話の応対から、面接は始っていると言っても過言ではありません。相手にいい印象を与えられるような電話応対ができると、面接もきっとうまくいきますよ。

 

そうそう、相手にいい印象を与えるためには、敬語の使い方もマスターしておく必要があります。尊敬語と謙譲語を間違えて使うと、自分ではそのつもりがなくても、相手にしつれいになってしまいますので気をつけましょう。

 

 

2015年3月1日

written

by suzuco


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