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2016月5月2日更新

他の就活生と差がつく!知っておきたい電話マナー6選

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現在就活中ですが、電話が苦手で困ってます…最低限気をつけるべきマナーを教えてください(大学4年生・男性)


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電話マナーは社会人の基本です。それがきちんと出来ている就活生はとても好印象。
就活生が電話をかける際に気を付けたい6つのポイントをご紹介します。






電話をかける時間帯には要注意




就活中は説明会や面接についての質問など、自分から企業に電話を掛ける機会があると思います。
その際はまず、かける時間帯に気を付けましょう。





一番避けるべき時間は朝一番。





社会人にとって最も効率的に仕事ができる時間帯は始業開始から2時間です。
その為、しっかり予定を立てて集中して業務に当たっています。
就活生からの電話は「イレギュラー業務」ですので、朝一番の電話は採用担当者の業務予定をくずしてしまうことになります。





仕事の邪魔にならないだろうと気を遣ってお昼休みに電話をかけるのもNGです。
席を外していて繋がらない可能性が高いから…という理由ではありません。
採用担当者にとって就活生からの電話対応は「仕事」です。
昼休みは仕事をしない時間帯であることを理解しておきましょう。





じゃあどの時間帯が良いのかというと、一番ベターなのは「14時~15時」の時間帯です。
社会人でもヒトです。14時前後はちょうど微睡む時間帯。
その時間に電話がかかってくる事は良いリフレッシュ剤になります。






企業からの電話に出られなかった時は




企業から電話がかかってくる場合は、
面接の案内であったり確認事項があるなど、あなたに「すぐ」確認したい事がある時がほとんどです。




電話に出る事が出来なかった場合は、再びかかってくるのを待つのではなく折り返し電話を掛け直す必要があります。




自分からかける場合は14時~15時の間がお勧めだとアドバイスしましたが、
折り返す際は「着信に気付いた時」に掛け直しましょう。




着信から時間が経っていない場合は担当者が社内に居る確率が高いので電話が繋がりやすくなります。




もし移動中等ですぐに折り返せない場合でも必ずその日の就業時間内に掛け直してください。
担当者からあなたに何度も電話をかけさせることは相手の仕事を滞らせてしまうことになるので絶対にNGです。






担当者に直接つながるとは限らない




担当者の携帯に掛け直す場合を除き、電話を受けた相手が担当者であること可能性は極めて低いです。
代表電話にかける際は受付が電話を取りますし、部署直通でも代表電話担当の若手社員が電話を取ります。





そんな時は担当者に電話を取り次いでもらわなくてはなりません。
取り次ぎをお願いする際には、「学校名・自分の名前・簡単な用件・採用担当者の部署と名前」をハッキリと伝えましょう。





「お電話いただいたようなんですが…」
「○○と申しますが…」
と言って電話をかけてしまうと、受けた側は「誰?」「誰宛の電話?」「セールス?」など
電話の目的を確認する為に何度か質問応答をすることになります。





企業には一日何本もの電話がかかってきます。
スムーズな取り次ぎが出来るように「繋いでください」と自分の欲求だけを押し付ける電話の掛け方ではなく、
「どうしたら繋ぎやすいか」と相手のことを考えた電話の掛け方を心がけてください。






繋がらなくてもやるべきことはある




もし、担当者が不在だった場合は「そうですか」と電話を切るのではなく、
応対者に伝言をお願いするようにしましょう。




その時に必要なことは「明確な用件」「その後の対処法」です。




用件は担当者が読んで「あのことか」とすぐに思える様に要約しましょう。
これは伝言を依頼することを想定して、予めメモに書いておくとスムーズです。




また、折り返しの電話を待つのか・掛け直すのか・メールを送っておくのかなど、
あなたがその後どうするのかもきちんと伝えておきましょう。




「掛け直します」と伝言していても担当者から折り返しかけてくださることもあります。
その際はすぐに用件を伝えるのではなく、かけ直してくださったことにお礼を述べるのを忘れずに。





担当者のことを考えた電話は好印象




無事担当者に無事電話を取り次いで貰ったら、もう一度「学校名・自分の名前」をはっきり伝えましょう。
そのあとで必ず「○○の件でお電話致しましたが、今お時間よろしいですか?」と担当者が話を聞ける状況かどうかを確認してください。





状況と用件によっては「あとでかけ直す」と言われるかもしれませんし、
対応できる状況でしたらそのまま「どうぞ」と促されると思います。




「電話をかけたのは自分の都合」です。
それを担当者に押し付けないようにしてください。





また、前述しましたが就活生からの電話は「イレギュラー業務」ですので、通常業務に影響を与えないようにする必要があります。
相手の負担にならない時間は3分以内ですので、用件を手短に結論から述べてください。





電話は1回!二回目からは自殺行為




同じことを何度も聞かれるのは誰だって嫌なものです。



2度目の電話をかけなくて済む様にする為にも、
担当者との会話はできる限りメモをとるようにしておきましょう。



そして、最後に復唱して確認し合う事がとても重要です。





予めメモに自分が聞きたい事を箇条書きにしておき、その回答をメモに記入しましょう。
それを最後に復唱すると確認漏れがなくなり便利です。




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いかがでしたでしょうか。


慣れない企業相手に電話をすることは、緊張することかもしれません。

しかし、相手(採用担当者)のことを思い遣る気持ちあれば、問題ありません。
基本の6ポイントを抑えて、お互い気持ちよく電話ができるように心がけてみてください。

2016年5月2日

written

by 更紗


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