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2014月6月12日更新

〈就活生向け〉ビジネスマンはここをみてる!電話マナー

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選考中の企業に電話をかけるのですが、どうしたら失礼に見られないでしょうか?

(大学三年生 男性)


相手に顔が見えないだけに、電話での印象は非常に大事になります。あまり慣れないビジネスマナーとしての電話応対は、仕事の基本中の基本ですので、必ず押さえておきましょう。

企業に電話をする女性

© blanche - Fotolia.com

 

 

オーソドックスなパターンを、ひと通り完璧に!



「恐れ入ります。○○大学の○○科の××と申します。○○課の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」もしくは、「恐れ入ります。○○大学の○○科の××と申します。△△の件でご連絡致しました。ご担当者さまはいらっしゃいますでしょうか?」または「………。ご担当者さまをお願い致します。」等代表的な、電話の応答例は本で完璧に習得しておきましょう。要はスラスラ詰まらずに言えるように。

 

相手の話をよく聞きましょう。



会話の基本です。まず相手の用件を注意深く聞く習慣を、身につけましょう。対面しているわけではないので、電話で用件を簡潔に印象深く述べるというのは、とても大事です。
相手の言っている内容に対して、的確な応答になっているのかは、まず相手の方の話を注意深く聞くことから始まります。自分の言いたいことに一生懸命になるより、先に相手の方の話をよく聞きましょう。

 

用件は簡潔に丁寧に。



丁寧に話しているつもりでも、要領を得ていないと、かえって相手をイライラさせるだけで、悪い印象さえ与えてしまします。丁寧に話すのと、用件を簡潔にまとめ、丁寧に伝えるのとは全く違います。一番間違えやすいポイントです。ダラダラとした印象を与えず、丁寧に、簡潔に。ビジネスの基本です。普段の読書量がものを云うでしょう。

 

受付や、カスタマーセンターに安易に伝えない。



こと新人もしくは就職活動等で間違ってほしくないことに、上のポイントが挙げられます。入社辞退を伝えるのに、受付やカスタマーセンター等で済ませていたのでは、最悪です。そうではなくても、簡単に思える日時の変更や連絡事項等も、係の方に必ず電話をつないでもらいましょう。

 

要注意!!電話は切り際にすべてが現れます。



意外でしょうが、先方の本心を知りたい時に一番重要なときは、切り際です。どれだけ丁寧に機嫌よく話しているようにみえても、それは仕事でのビジネストーク。先方の切り際に、先方のすべての気持ちが現れます。注意深く聞いてみると次回からの、話の切り出し方に差が出ます。また、ご自分がどのような電話の切り方をしているのかも、もちろん大事なポイントです。ぜひ注意しましょう。

 

 

以上ですが、ここではオーソドックスな、ビジネスマナーに該当する電話応待というより、意外に見落としやすいポイントについて話しました。貴方の就活にぜひ活用してください。営業を電話だけでとる職種もあります。電話だけで難しいクレームを処理してしまうベテランもいます。電話クレームを次の売上に必ずつなげるプロもいます。なおざりにせず、基本中の基本です。もっと電話を重要視してみましょう!どんな職種であれ、貴方のビジネスチャンスが格段に増えます。

 

2014年6月12日

written

by terumi24


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