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2015月3月5日更新

就活生が身につけるべき電話マナー

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就活を目前に控えており、電話での受け答えが不安で仕方がありません。どうしたらいいでしょう?(大学3年・女性)






電話での対応、慣れていないと不安になりますよね。社会人から就活生に送りたいアドバイスをまとめました。ポイントに気を付けて、納得のいく就活をしてください。


電話をかける就活中の学生


© tomocam - Fotolia.com





電話の基本を身につけましょう



まずは基本。企業様に電話する時、面接等の用件を伝える場合を押さえておきましょう。


以下のようになります。


「恐れ入ります。○○大学の○○科の××と申します。○○課の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」


もしくは、「恐れ入ります。○○大学の○○科の××と申します。△△の件でご連絡致しました。ご担当者さまはいらっしゃいますでしょうか?」


または「………の件でご連絡しました。ご担当者さまをお願い致します。」等


代表的な、電話の切り出しを習得しておきましょう。スラスラ詰まらずに言えるように。





用件は簡潔に 相手の話は良く聞いて



会話の基本は相手の話の用件を注意深く、理解すること。


最後まで聞く習慣をまず身につけましょう。


対面しているわけではないので、電話はことさら重要になります。


相手の内容に対して、的確な応答を返すには、最後まで聞き、理解して、瞬時に話を整理することです。





丁寧と簡潔を間違えないこと



丁寧に話しているつもりでも、用を得ていないと、かえって相手をイライラさせます。


丁寧さのつもりがかえって、悪い印象を与えてしまうのです。


”丁寧に話す”のと、”用件を簡潔にまとめ、丁寧に伝える”のとでは全く違ってきます。


一番間違えやすいポイントのひとつです。


ダラダラとした印象を与えず、丁寧に、簡潔に。ビジネスの基本中の基本です。





担当の方につないでもらう



新人もしくは就職活動等で間違ってほしくないことです。


大手に限らず、電話口にはたいてい受付・カスタマーセンター・事務担当者の方が出られます。


用件は必ず直接その用件の担当の方に伝えましょう。


受付やカスタマーセンターの方との間接的なやりとりで済ませてはいけません。最悪です。


簡単に思える日時の変更や連絡事項等も、よほど受付の方などと顔見知りでない限り、担当の方に必ず電話をつないでもらいましょう。





電話は切り際が大事です



意外ですが、どのような内容でも電話で先方の本心を知りたい時に一番重要な瞬間が、切り際です。


どれだけ丁寧に機嫌よく話しているようにみえても、それはあくまでビジネストーク。


先方の切り際に、先方のすべての気持ちが現れます。


注意深く聞いてみると次回からの、話の切り出し方に差が出ます。


汚名返上のチャンスになることすらあります。


また、ご自分がどのような電話の切り方をしているのかも、極力気をつけるべきです。ぜひ注意しましょう。






最後に…



以上が、私が経験から感じた電話のマナーです。


少し学生とは違う視点だったかもしれませんが、いかがだったでしょう?


電話とひとくちに言っても、バカには出来ません。


また、用件を伝えるという本来の目的以外に、重要なビジネスチャンスになるという点でも電話は重要です。


たとえば、クレーム処理の電話の対応次第で、即多大な売上につなぐことが出来ます。


電話だけで、受注をとりつけるプロもいます。


電話営業という職種もあります。


秘書の職種ではないのに、電話によって上司の秘書的役割を担ってしまう人すらいるのです。


今いちど、面接後にも電話の基本、応対例のhow to本と、上記に挙げた電話のマナーについて、シミュレーションしながら、練習するのもいいでしょう。


また、日頃の受け答えが出てしまうのも電話での対応の特徴、常日頃から対応には気を付けておきましょう。

2015年3月5日

written

by terumi24


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