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2016月10月27日更新

インターン後の礼儀も忘れずに。お礼状の正しい書き方

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夏にしようと思っているインターン。お礼状まで書かないといけないって本当ですか?(大学3年生・女性)




近年盛んになってきたインターン。


募集が増える一方で、マナー違反から学生に対するイメージを落としてしまう経営者がいることも事実です。




就業体験という名目ではありますが、企業側は全く働いたことのない学生さんたちを、


優しく指導し、何かを感じるきっかけになってくれればと思っています。


また、学生の方が好印象であれば、このまま一緒に仕事をするビジョンも描いています。


ただの通過点ではなく、何年も続く将来へ関わってくる可能性だってあるのです。




そのことを考えると、期間が終了したからといって何の音沙汰もなく、お礼の一言もないというのは失礼ですよね。


インターンを終えて大切になってくることは、いかにお世話になった人に最後までいい印象を与えるかです。


電話でもいいのですが、相手の時間を奪ってしまうことや大勢にはお礼を伝えられないという欠点があります。




そこで、今回はお礼状の書き方について紹介したいと思います。


難しそうという印象を持たれがちですが、基本さえ知っておけばなんてことはありません。

ポイントを6つ挙げましたので、さっそく見ていきましょう。





1.準備するもの


・便せん(縦書き・白無地・線入り)


・黒ペン(または筆ペン)

・和封筒(白無地・二重)



準備はとっても簡単。たったこれだけで大丈夫です。


ただし、便せんは100円均一にある安いものではなく、文房具店などにあるものを買うことをオススメします。

やはり質は全く違いますし、安いものを使うと相手にも「手抜き」の印象を与えてしまいます。

300円で十分上等の便せんが購入できますので、そちらを選んでみてください。








横書きや色つき、模様入りの便せんはカジュアルなものなので、インターン先には好ましくありません。


封筒は二重で白無地の和封筒(縦長の封筒)を選びましょう。


こちらは100円均一でも充分ですので、折った便せんがきちんと入る大きさのものを購入しましょう。




2.前文を書く


前文とは本文の前の文章で、ここはある程度決まった書き方がありますので難しくありません。


「拝啓」という言葉はここで使われるものです。

この「拝啓」は頭語と呼ばれ、他にもいくつか書き方があるのですがここでは「拝啓」でかまいません。

また、頭語を「拝啓」にした場合、結語は「敬具」となります。

頭語の後は、時候の挨拶、安否の挨拶と続きます。

時候の挨拶はある程度きまったフレーズがあります。


例えば9月の上旬頃であれば、
「 白露の候 皆様におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」
というように、「~の候」とすればそのまま時候の挨拶として使えます。






3.相手方を指す言葉は行末にこないように


ついつい見逃してしまうのがこの部分です。


相手の名前あるいは部署名などを手紙に書くと思いますが、行末にこないよう注意しましょう。

その前の文が行の途中でも改行してかまいません。

反対に自分を指す言葉は先頭こないよう注意が必要です。

全体が美しくなるよう、ところどころ調節するといいと思います。



4.まずはお礼


前文が終わると本文があります。


ここでは何より先にインターンでお世話になったことについてお礼をしましょう。

ただし、「先日はインターンで大変お世話になりました。誠にありがとうございます」という漠然とした内容ではなく、体験したことを盛り込んだ方が好ましいです。



5.何を学び、どう生かすのか


お礼状ですから、感謝の気持ちを書くことが目的です。


しかし、それだけでは何とも味気ない手紙になってしまいます。

感謝の気持ちを書いたあとは、インターンで学んだこと、そこから自分が思ったこと、今後どう生かすかを書いてみましょう。そのとき、お世話になった人との話が盛り込まれていると、なおいいと思います。

ただし、あれもこれもと書かず、1つか2つ程度にとどめておくことが大切です。











6.封筒を書く


役職、名前、敬称はどうすればいいんだろう?封筒を書く上で悩むところですよね。


インターンでお礼状を書くにあたって、おそらく個人か部署宛になると思います。

基本としては、企業・団体名→部・課名→役職→個人名→様となっています。

役職については、4文字までは名前の上に書いて構いませんが、5文字以上の場合は行を変えて小さ目の字で書くようにしましょう。



個人なら上記のように書けば問題ありませんし、お世話になった部署に出すのであれば敬称を御中にすれば大丈夫です。
個人名を書く際は、フルネームで書くことが好ましいです。










完成品




以上の点を注意して完成した手紙がこちらです。改行やバランスの参考になれば幸いです。


※夏頃、出版社にインターンとしてお世話になった設定




















いかがでしょうか?


これを見て「何だか出来そうな気がする」と思っていただければ嬉しいです。


清書する前に下書きを学校の就職支援センターで確認してもらうといいと思います。


これでインターン先の心を掴みましょう♪



2016年10月27日

written

by 高坂


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