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2016月10月19日更新

油断禁物!内定承諾書の送付状の正しい書き方と例文まとめ

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送付状の書き方がわかりません。失礼のない書き方を教えて下さい。(大学3年生・男性)


送付状の書き方





多くの人が経験する「就職活動」。


本当に努力して、みなさん自分の行きたい会社の内定をいただけたことだと思います。
その内定が決まってから、きちんと会社からの内定を承諾しますよ、受け入れますよということを記載するのが「内定承諾書」となっています。






内定承諾書を送る際に送付状をつけた方がいいと聞いて、「送付状?」と思った方もいるかもしれません。
しかし、送付状は書類を送るときほぼ必ずつけるものです。特に、重要な書類が入っていればなおのこと。
今回は、内定承諾書を送る際の「送付状」について、例文と書き方を紹介したいと思います。




そもそも送付状って?








ビジネスでは当たり前に使われているもので、書類を郵送する際やFAXを送信する際に添える書面のことです。
送付状では、以下の内容を伝える役割があります。



・誰から誰へ宛てたものか
・送った書類がなんであるか
・何部送ったのか
・補足や説明(あれば)



これによって枚数が間違っていないか、足りない書類はないか確認することが出来ます。










送付状の形






一般的な送付状は以下の記載が必要です。



1.日付
2.宛先名
3.差出人の情報(名前、住所、連絡先など)
4.題名
5.挨拶(拝啓・敬具)+本題
6.記書き
7.送付書類の種類、部数
8.「以上」
送付状










内定承諾書の送付状は少し形を変えてみる










上で紹介した送付状で何も問題がないのですが、内定承諾書の送付状では、内定をもらったお礼や今後の抱負を書いてみてはいかがでしょうか。書かなければいけない訳ではないのですが、あれやこれやと迷うぐらいなら書いた方がいいです。と言っても、あくまで送付状ですから、簡潔な挨拶で大丈夫です。
また、内定承諾書の送付状ですので「お願い致します」を「お願い申し上げます」など、丁寧な言葉づかいにしてもいいと思います。



例を2つ挙げるのでぜひ参考にしてみてください。
※5の挨拶+本題部分のみで、他の部分は上記で説明した通りです。










内定承諾書の送付状:例1










拝啓 ○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は内定のご連絡を頂き、誠に感謝申し上げます。
つきましては以下の書類を送らせて頂きますので、ご確認くださいますよう宜しくお願い申し上げます。
まだまた判らぬことばかりで至らぬ点も多々ありますが、ご指導、ご教示の程お願い申し上げます。
末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。敬具




内定承諾書の送付状:例2










拝啓 ○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は内定を頂戴しましたこと、誠にありがとうございます。4月から今まで以上に身を引き締めて日々努力していく所存でございますので、ご指導の程よろしくお願い申し上げます。
つきましては、ご指示頂きました書類を同封致しましたので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。敬具




おまけ



封筒には「内定承諾書 在中」と赤字で書くと、内定先が受け取った際わかりやすいです。
また、クリアファイルに入れることで書類が曲がったり濡れる危険性が減りますので、クリアファイルに入れて送ることをオススメします。












いかがでしたか?




初めて書くとなるとどうしていいかわからないかもしれませんが、例文を見ると難しくないことがわかりますよね。
必要事項をわかりやすく、丁寧に書くことと、内定承諾書の場合は抱負なども添えると好印象。ポイントはそれだけです。
必要書類だけぽんっと送られてきては、無言で手渡しされたかのような感覚になります。


業務的には問題ありませんが、コミュニケーションを円滑にするには少しぶっきらぼうなのが理解いただけるとおもいます。


これから入社する会社なので、少しでも自分のことをアピールした方がいいですよね。
今回は内定承諾書の送付状ということでしたが、普通の送付状はより簡潔です。
社会人になれば送付状を作成することも多いと思いますので、これを機に送付状について覚えましょう。
素敵な社会人生活をスタートさせてくださいね!

2016年10月19日

written

by 高坂


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