現在17271個の困ったを解決できます!

2015月9月7日更新

【就活】エントリーした企業から電話がかかってきても大丈夫!賢い印象を与える3つのコツ

3726 views

就活に向けて、社会人と電話するマナーについて知りたい!失礼にならない話し方って?

(大学三回生 男性)


ビジネスでの電話で困る女性


就職活動で企業に電話をかける際のマナーについて、色々を考えてしまうことがあると思います。
なぜなら、相手はビジネスを行なっている社会人です。
いつものようにゼミの友人と雑談を行うわけではありません。


しかし就活生の皆さまが、不安に感じるのは当然です。
なぜなら、ビジネス電話というものに慣れていないからです。


今日は、そんな不安をかかえている就活生の皆さまのために、
その他、大勢から一歩抜け出す、ビジネスにおける電話マナーを解説いたします。




No1 結論から先に、要点を簡潔に



まずは電話の冒頭で自分が何のために電話をかけているのか、用件を明確にすることです。
例えば、自分の名前を名乗った直後に、


「来週の木曜日、19日の企業説明会の件で電話いたしました。」


と簡潔に伝えることが重要です。


なぜ、冒頭で用件を簡潔に伝える必要があるのでしょうか?


その理由は2つあります。


まずは、自分と相手とのコミュニケーションの土台を作ることが目的です。
つまり「私達はこれから、この件に関して話をします」とい土台と作るのです。


このコミュニケーションの土台を、電話の冒頭で自ら作ることによって
自分と相手が話しやすい環境を作るのです。


そして、次に相手に安心感をあたえることが目的がです。
面識のない人間からの、突然の電話に対しては、人間は警戒心をいだきます。


「えっ! 何の件での電話だろう?」


あなたも面識のない人から電話がかかってきたら、おそらく警戒心をいだくと思います。


ですから、電話の冒頭で電話した目的を伝えることによって、
相手に安心感を与えて、警戒心を無くすことが必要なのです。


もしかしたら就活生の皆さんは、
「電話のやりとりで、そこまでする必要あるのか?」と疑問を持つかも知れません。


しかし相手はビジネスを行っている社会人です。
電話一本にしても、しっかりと仕事としての「成果」をだす必要があるのです。


さらに社会人は、就活生の忙しさとは比較にならないほど、忙しいのです。
その人の業務の状況によっては、電話一本に費やす3~5分も惜しいのです。


大学生がゼミの友人と雑談をするのとは次元が違うことを理解しましょう。




No2 時間というのがいかに貴重であるかを考える



電話を切るさいには、必ず御礼をするようにしましょう。


「有り難う御座いました。失礼いたします。」


これは、実際にビジネスを行っている社会人でも理解している人が少ないのですが、
電話で会話するということは、「相手が自分のために貴重な時間を使ってくれた」ということです。


まずは、あなたのために貴重な時間を使ってくれた、ということを認識してください。
そして、それに対して感謝をおこない、それを相手に伝えてください。


わずか2~3分の電話であっても、あなたのために貴重な時間を使ってくれたのです。
そして、あなたの感謝の意を伝えることによって、あなたの印象も多く変わります。




No3 時間帯は関係ない



よく電話をかける時間帯を気にする人がいますが、その必要は全くありません。
通常の業務時間帯であれば、いつかけても問題ありません。


就活生のなかには、社会人は午前中はミーティングがあることが多く、
忙しい時間帯なので、電話をかけるのは迷惑であると考える人が多いようです。


しかし、迷惑な電話とは忙しい時間帯にかけてくる電話ではなく、
上記で解説をした2点ができていない電話のことです。


つまり、かけてきた時間帯ではなく、
ビジネスでの電話のマナーができていないから、迷惑な電話になるのです。





最後に



また、ビジネスでの電話のマナーというと敬語、言葉使いを
必要以上に気にする人が多いのですが、実は重要ではありません。


なぜなら、敬語を使いすぎると会話が長くなる傾向があります。
短時間で要件を伝える必要があるビジネス電話では不向きなのです。


それよりも、
どうすれば相手に自分の意思を伝えることができるか、
どうすれば相手に自分の感謝を伝えるこができるか、を考えてください。


ビジネス電話におけるマナーを理解して、
是非、あなたの志望企業から内定を勝ち取ってください。

2015年9月7日

written

by yamatetsu


同じカテゴリの記事をもっとみる

ライター

WRITERライター情報

RANKING

就活・キャリア記事ランキング

pagetop