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2014月6月27日更新

ビジネス文書の書き方って?最低限知っておきたいメールや書類の文章術

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就活を控えています。でも選考の返信などビジネスメールなどに関して、どういうマナーがあるのかわかりません。教えてください。(大学3年生・男性)


毎日のお仕事で欠かせないのがメールの返事。一日に何十件も整理しないといけないとなると、一つのメールにかける時間を短縮しなければなりません。メールや書類では少しルールが違うので、今回はメール編、書類編と見出しを設けて解説していきます。共通して使えそうな最低限の実用的な文章も伝授していこうと思います。 新社会人のマナー © NOBU - Fotolia.com

メール編



メールは基本的に三段落構成にし、読むのに時間がかかるほどの長い文章は避けましょう。書く相手にもよりますが、ビジネス文章とは異なり、一日に何度も同じ相手とやりとりするのであれば、季語なども書かないほうが、スムーズに会話が進みます。

1. 件名は必ず書く



家族や友人同士のメールでは、件名を書かないことが多いかもしれません。メールを読めば内容は分かるのだからという考えは避けましょう。ビジネスは時間が命。先に処理した方がいいメールから迅速に返信します。依頼文なのか、詫び状なのか、挨拶状なのか、件名で相手が内容を程度つかめるよう、20文字以内で書き記しておくと親切です。 例 「7/12 (月)午前10時の打ち合わせの件」 「7/12 (月)午前10時の○○会議の件」 「○○のご案内」 「○○のご報告」 「○○のお願い」 「○○についてのご提案」 日付や連絡内容、会議名など具体的に記すと分かりやすいです。これは、書類の題名に匹敵します。

2. 挨拶 (1段落目)



初めてのメールであれば、「突然のメール失礼します。(○○会社の)山田太郎です。」 2回以降のメールであれば、「お世話になっております、(○○会社の)山田太郎です。」 必要であれば会社名や部署名、学生であれば大学名と学科名など所属している部署を明記すると、読みやすくなります。 そして、次の行には日頃の感謝から伝えましょう。 例 「先日は貴重なお時間をさいてお会い頂きまして、誠にありがとうございました。」 「講演会でのお話を大変興味深く拝聴させていただきました。」又は「勉強になりました。」 「先日の食事会では大変ご馳走になりました。」 「日頃は何かとお気にかけてくださり、ありがとうございます。」 等、本件の前に一言感謝の言葉を添えておくと人間関係が上手くいきます。

3. 本文 (2段落目)



挨拶の後には、なぜメールはをしたのか結論となる要件を書きましょう。これは件名と似ていますので文章を考えなくて済みます。 例 「7/12 (月)午前10時の○○会議の件でご連絡させて頂きました。」   •伝えたい具体的な内容や出来なかったことなどを報告しましょう。 箇条書きでまとめるのもOK。   •今後の対応や意識を示しましょう。 例 「○○しようと思うのですが、いかがでしょうか。」 「○○についてご教示頂ければ幸いです。」 「○○の件、了解しました。」 「資料を後ほどお送りしますので、ご確認のほど宜しくお願いします。」 「あいにく調整できる日程が、○月○日、又は○月○日なのですが、ご都合はいかがでしょうか。」   相手から具体的な指示をもらうのは、相手に仕事をしてもらうのと同じことです。そんな迷惑にならないよう、指示をあおる前に、自ら対策を考え、伝えた上で判断してもらうことが大切です。

4. 末文(3段落目)



相手によって敬語の使い方の度合いやニュアンスは変わってくるかもしれませんが、今後も末永い付き合いをお願いするために、「よろしくお願いします。」の一言は忘れ内容にしましょう。 例 「今後ともどうぞよろしくお願い致します。」 「ぜひご検討くださいますようお願い申し上げます。」 「お時間のございますときにお返事をいただければ幸いです。」 「お手数をおかけして申し訳ありません」 「ご査収の程よろしくお願い致します。」

5. 連絡先を書く



最後の最後には誰が書いたのかすぐに確認できるよう、会社名、部署名、名前、電話番号、メールアドレスを明記した署名を作り、常に表記された状態で送ること。前にもメールを送ったことがあるから登録してくれているだろうという勝手な考えはしないようにしましょう。相手がすぐに連絡を取れるよう気を配るのがビジネスマナーです。

書類編



ある一定の期間、会社で保存される公の文書になります。読み手も複数になることが多いので提出前には読み返したり、同僚にチェックしてもらうなど特に注意を払いましょう。 又、ビジネス文書には社内文書、社外文書、社交文書などがあります。社内文書は季語などの挨拶が要らず、必要事項のみを綴ることが多いです。社外文書は季節や場面によって挨拶の仕方も違いますが、入社後、会社のフォーマットに沿って学んでいくといいでしょう。今回は社外文書や社交文書で便利な挨拶文と末文をご紹介します。

1. 頭語と結語



一般的な文章は必ず「拝啓 」と書き、一マスあけて季語を書き始めましょう。文章が全て書き終わったら、改行し、右端に「敬具」と添えましょう。これを頭語と結語と言います。改まった文章になると、「謹啓 謹白」などの使い方もあります。 色々な組み合わせがあるので一覧などを参考にされてください。

2.時候の挨拶



個人宛ての場合:「晩秋の候 ○○様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。」 会社宛の場合:「向春の候 貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」 四季様々な季語がありますので、同じ相手に何度も出す場合は、季語を変えてご挨拶しましょう。 年中使える文もあり、これさえ覚えていれば、見本がなくても書き始められます。 「時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」

3. 季語を使わない挨拶



時候の挨拶を使わず、常日頃の感謝を込めた言い回しもできます。社外文書などよく使われます。時候の挨拶は手紙や社長クラスの役職の方にメールする時などにも役立ちます。 「平素は格別のご指導ご鞭撻を賜り、厚く御礼申し上げます。」 「平素は格別のご愛顧を賜り、誠に有難うございます。」

4.  本文



「さて、この度は....」いきなり内容に入るのではなく、 「さて、」「また、」などと一呼吸入れましょう。

5.結び



本文の最後に結びがあります。せっかく読んで貰ったのですから、最後の一言絶対入れましょう。 相手を気遣う時:「くれぐれも体調を崩されませぬようご自愛ください。」 今後の鞭撻を願う時:「今後ともよろしくお願いします。」 要件をまとめる時:「まずは書中をもって御礼申し上げます。」 返事を請う時:「恐縮ではございますがご返事のほどお願い申し上げます。」   メールも書類も、読み手に分かりやすく、気持ちのこもった文章を書くことを心掛けると必然と上達していきます。その中で、相手との信頼関係も育まれていくものと思われます。これらの文章が、少しでも皆様のお仕事のスピードUPに役に立つことを願っています。

2014年6月27日

written

by あやちゃん


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