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2014月6月12日更新

ビジネスメールでも有効!文章で相手との一体感を得る「ペーシング」とは?

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Q. 社会人の方との会話についての相談です。対面で話しているときは気にならないのですが、メールでのやりとりになると、なんとなく会話がぎくしゃくしてしまいます。文章でも相手と上手にコミュニケーションをとる方法を教えてください。(大学3年生・男性)


ビジネスメールを打つ男性

 

© sunabesyou - Fotolia.com

 

社会人が身につけたいコミュニケーション技法の一つに、「ペーシング」があります。

相手の話し方や身振りなど、調子に自分が合わせることで

両者が一定の一体感を得る、というものです。

 

人は、自分とペースが近い人間に対しては警戒をゆるめ、

心を開き、友好的なコミュニケーションを取ろうとする傾向があります。

 

メールでのページング活用法



これは、対面のコミュニケーションに限らず、

手紙やメールなどの文章でも適用されます。

 

たとえば、目上の人にメールを送るとします。

まず相手の名前を書きますが、敬称はどうしていますか?

「◯◯◯◯様」「◯◯◯◯さま」のどちらかが多いと思います。

ここでペーシングを生かしてみましょう。

相手が「様」を使う人なら、自分も敬称に「様」を使い、

「さま」の相手には「さま」を用いてみるのです。

「〜いたします」と「〜致します」、「・・・」と「…」などを

合わせてみるのもよいでしょう。

文がかため or やわらかめ、メッセージが短め or 長め、なども意識のしどころ。

箇条書きを多用する相手には箇条書きを、といった考え方も効果的です

 

ページングを上手く使おう!



このほかにも、ビジネス文章では使うのをあまり好まれない

「!」(ビックリマーク)や「(笑)」(わらい記号)など相手が用いているなら

自分も返信メールで使ってみるのもペーシングとしてよいかもしれません。

いわばメール文の“クセ”は、必ずしも相手が「自覚せず」用いていることがあります。

そんなときに、「ペーシング」の考え方に基づいたメール文が

じわじわと相手との距離を縮めていくのです。

 

では、相手が「自覚して」用いている場合とはどのようなものでしょうか。

それは、たとえば、相手が自分との距離を多かれ少なかれ縮めたい思いで

「!」や「(笑)」を“シグナル”として送っている場合。

こんなとき、自分も同じペースで返信をすることで、

「あなたのことをわかっていますよ」「私と波長が合いますね」

というメッセージも伝えられるのです。

 

対面のように、声の調子や表情を伝えられない文章ですが、

「ペーシング」を生かして積極的に相手とよい関係を築いていきましょう。

2014年6月12日

written

by r2tutumi


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