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2015月3月19日更新

ビジネスでの電話のマナーって?就活に役立つ社会人の電話術講座

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就職活動が始まって社会人の方と電話をすることがでてきたのですが、その際のマナーや常識などの気を付けるべきことを教えてもらいたいです。(大学三年・女性)






携帯電話で話すビジネスウーマン


© japolia - Fotolia.com


ビジネスや就職活動において、電話応対は避けて通ることができません。


志望した企業からの連絡は、書面やメールだけではなく、多くの場合、確認の電話がかかってきます。


また、社会人になって仕事をする場合、書面やメールを送っても、あわせて電話で確認をする方が確実です。


その時、どのように対応すればいいでしょうか?


良い印象を与えるには、どうすればいいでしょうか?


ポイントをおさえて、突然の電話にいつでも応対できるよう、準備しておきましょう。




自分の名前を名乗る



多くの場合、携帯電話で電話をすることで、かかってきた相手がわかるようになり、自分の名前を名乗ることが少なくなりました。


特にかかってきた場合は注意しましょう。


企業側からすると、必ず確認しなければいけない点ですので、名乗らなければ確認されますが、それでは印象がよくありません。


就職活動おいて、電話をかける際は大学名、氏名はフルネームで名乗るといいでしょう。


また、志望した企業の電話番号は登録し、非通知設定や知らない番号からであっても就職活動中は応答するほうが無難です。




明るく、ハッキリと話す



顔が見えないからこそ、声の印象は大切です。


電話の場合であっても姿勢を正し、笑顔で応対することで自ずと良い印象になります。


また、相槌も大切です。


はい、了解しました、確認致します、など相手の話を聞いていることが分かるようにしましょう。




必ずメモを取り、確認する



確認をするにはメモを取らなければ出来ません。


「いつ・誰から(○社・×部・□様)・何の要件で・いつまでに・連絡先」が分かるようにします。


また、大切なことは必ず復唱し、間違いのないようにします。


ビジネスでの電話では、相手が名乗ったら、復唱して、一言挨拶をするようにするとスムーズです。


聞き取りにくい場合も曖昧にせず、「恐れ入りますが」「申し訳ありません」などのお詫びの言葉を入れ、聞き直すようにしましょう。


就職活動中においてはスケジュール帳を持ち歩くようにし、いつ企業から連絡があっても対応できるようにしておきましょう。




内容は簡潔に伝える



電話はかける側の都合で、相手に取っては突然であることがほとんどです。


要件はわかりやすく簡潔にハッキリと伝えましょう。


ビジネスでは基本中の基本ですが、「結論は先に」を意識し、何点か要件がある場合は、何点あるかを最初に伝え、1つ目は~、2つ目は~、といった話し方をすると分かりやすいでしょう。





挨拶を忘れずに



「お世話になっております。」「ありがとうございます。」「よろしくお願いいたします。」など、当たり前の挨拶はきちんと自分から言えるようにします。


いかがでしたでしょうか。


たったこれだけであっても、意識するかしないかで印象は全く違ってきます。


ビジネスでは様々なパターンの電話応対があり、これだけでは対応しかねる場合も大いにあります。


就職活動では上記にあげたポイントをおさえるだけでも自分への自信にも繋がり、良い印象を与えることができるのではないでしょうか。


また、誰でも急に完璧な応対ができるわけではありません。


緊張して混乱してしまいそうな場合は、電話をかける前に何度かシュミレーションをしてみるといいでしょう。


何より、誠意をもって話せるようにしたいですね。

2015年3月19日

written

by pinkymiu


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