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2016月9月12日更新

誠意を持って伝えよう。電話で内定辞退を失礼なく伝える方法

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内的自体の電話で失礼なく伝える方法を教えてください。

(大学4年生 男性)


「電話は緊張するから嫌いだ」という人も少なくないのではないでしょうか。しかし、大事なことほど、あなた自身の「声」で伝えないと、後々大きな誤解を招いたり、不利な状況に陥ったりします。


内定辞退」のような相手の好意を受け取れない内容の電話は、ハードルが高いものですが、避けては通れない「手続き」であることも確かです。勇気を出して、チャレンジしましょう。



内定辞退の電話をかける学生


© miya227 - Fotolia.com





電話をする前に準備をする



まず、社名をしっかりと確認しましょう。特に、カタカナ名や難しい漢字を使っているときなどは、わかってはいるでしょうが、に書き出します。


次に、内定を辞退する「本当」の理由を書き出します。ここでは、同じ業種の別な会社から内定をもらった、などでもかまいません。しかし、たいていの場合はそれをストレートに伝えることは、はばかられます。そこで、万が一内定辞退の理由を突っ込んで尋ねられたときにそなえ、その理由を当たり障りのない表現に変えてみましょう。


最後に、実際のセリフを書き出してみます。電話口に別な人が出た場合や、担当者が不在の場合など、考えられる場面をいくつか想定してセリフを考えます。そのあとは、実際に声を出してシミュレーションをしましょう。カミカミになってしまうようなセリフなら、表現を言いやすいように変えましょう。





直前に確認すること



電話をかける前に、注意する点が2つあります。


まず、電話をかける「場所」です。基本的には静かな屋内で電話をします。同居の家族がいる場合には、今から(内定辞退の)電話をかけるので静かにしてほしいと伝えます。ペットなどがいる場合には、ペットが入って来られないようにしましょう。さらに、電波状態を確認することも忘れずに。できれば、固定電話を使用するのがベストです。無駄な騒音に邪魔されずに、安定した通話ができる環境であることを確認することが大切です。


次に、時間帯です。一つは、先方の時間帯。内定辞退の連絡は早めにすべきですが、いきなり朝の8時からそんな電話を受けさせられたら先方はたまりません。お昼休みの時間帯は、担当者が不在の可能性もあります。できるだけ相手の都合に合わせた時間帯を選びましょう。業種によっても、都合の良い時間帯は異なりますが、基本的に日常の業務をこなしている時間帯なら大丈夫です。


もう一つは、自分の時間です。前後に30分程度のゆとりをもっておきましょう。1回目の電話で担当者と話ができるとは限りません。今別の電話に出ているので10分後にかけなおせ、などということは予測の範疇です。自分の都合が差し迫っているようなときには、心理的にもよくありません。落ち着いて話ができるようにするために、時間にゆとりをもちましょう。





さあ、本番です。



1. 「□□大学の≪氏名≫と申します。」 大学名は、正確に。ただし、あまりにも長い場合には通称でもかまいません。ただし、「□□大の」ではなく「□□大学の」といいましょう。このあとに続ける言葉は、「こんにちは、「お世話になっております」、「先日(=採用試験の日)は、ありがとうございました」などが考えられますね。


2. 「お忙しいところを恐れ入ります。人事担当の○○様は、いらっしゃいますか。」 「恐れ入りますが、」というより一度「恐れ入ります」と言い切ってしまったほうが、ゆっくりと落ち着いて話ができます。


担当が誰かはわからないときには、「内定の件でお電話をいたしました。ご担当の方をお願いできますでしょうか」などと、用件を伝えます。


3. 不在の場合は、「いつごろお戻りになりますか」などと相手の都合を確認してから、「では、○時ごろお電話をさせていただきます。お手数ですが、□□大学の≪氏名≫から電話があったことをお伝えいただけますか」と、伝言を頼み、折り返し電話をすることを伝えます。


4. 担当者が出たら、「こんにちは」「お忙しいところを申し訳ありません」などと挨拶をしてから、「本日は内定の件でお電話をいたしました。いま、お時間をいただいてよろしいでしょうか」と、相手の都合を確認してから、用件を切り出します。


5. 最後に必ず、もう一度、「ご期待にそえず大変申し訳ありません」などと、内定に対するお礼お詫びを言ってから電話を切ります。電話を切るのは、相手が電話を切ってからです。相手が受話器を置くまで必ず待ちましょう。






まとめ



先方に対し、心苦しいという思いがあるのは、良いことです。その気持ちをこめて、誠実に話をすればあなたの気持ちは伝わります。


慣れないことで、かなり緊張するとは思いますが、これもあなたの将来を切り開くには大切なことです。誠意をもって、連絡をしましょう。



2016年9月12日

written

by iru


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