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2015月9月8日更新

就活生必見!内定辞退の手紙の正しい書き方伝授します

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内定辞退の手紙の書き方について教えてください。

(大学4年生 女性)


電子メールの普及で、本来は手紙を出すべきところをメールで済ませることも多くなってきました。しかし、内定辞退のような内容は、やはり手書きで誠意を見せるべきでしょう。内定辞退の手紙を書くときの注意点についてまとめてみました。



内定辞退の手紙


© unka - Fotolia.com





手紙を出す前に





お世話になった人たちにまず一報



OBやOG、大学の教授、あるいは保護者の知人など、あなたの就職活動において、特に、その会社を受験する際において尽力をしてくれた人がいた場合は、必ず最初に、内定辞退する旨を伝えておきましょう。


場合によっては、叱られたり、嫌味をいわれたりするかもしれませんが、あなたの未来には代えられません。まずは、そうした人たちに対して、お詫びをしつつ内定辞退の意思を伝えましょう。





まずは電話で



大切なことは、まず自分の口で伝えるべきです。いきなり手紙を送りつけるようなことはやめましょう。まずは、電話をして担当者に内定辞退のお詫びを伝える必要があります。そして、その電話が終了したらすぐ、手紙を書きましょう。電話から、時間をおいてはいけません。





手紙を書く準備





道具をそろえる



手紙を書くのに必要なものを用意しましょう。まず、便箋。こちらは縦罫線つきのもので、色はを基調にします。和紙やそれに近い風合いのものが上品です。女性であれば、さりげなく季節の花などが描かれているものや、透かしが入っているものなどでもよいでしょう。「さりげなく」の範疇がよくわからないときには、無難に罫線だけのものにします。封筒は、便箋とおそろいのものにしましょう。


筆記用具は、ボールペンよりも万年筆がベター。ただし、使い慣れていないと、にじんでしまったり、かすれてしまったりと、逆効果になります。万年筆を使い慣れていないのなら、ゲルインクのボールペンを使いましょう。色は、ブラックまたはブルーブラックです。


最後に切手を選びましょう。そこまで意識する必要はないという人もあるかもしれませんが、でれきば記念切手を用意したいもの。最近は、キャラクターものの切手もありますが、そうしたものではなく落ち着いた植物柄のものなどがよいでしょう。もちろん、82円切手です。2円切手を貼るのは避けましょう





下書きをする



最初から便箋に書き出すのではなく、同じ大きさの紙に、鉛筆で書いてみましょう。特に、理由について述べる文は、何度も推敲しましょう。


なお、具体的な文面例については、以下のサイトのものが参考になるでしょう。ほかにも、具体的な文面を載せているサイトがありますから、それらをつなぎ合わせても良いでしょう。



お礼状、案内状、手紙の書き方と例文(http://letter.sincerite-shop.com/sub8.html)


文面が確定したら、今度は鉛筆で本番用の便箋に書きます。丁寧に文字の大きさや、文の区切りを考えながら、バランスを検討します。手紙を書くときには、作法がありますので、一般的な「手紙の書き方」を参考にしてください。


下書きに誤字脱字がないか、バランスの悪いところはないかなどをチェックします。これが最終チェックです。便箋に絵柄がある場合は、もちろん文字が絵柄に重なってはいけません。





内定辞退の手紙は心をこめて丁寧に






集中して書く



下書きを見ながら丁寧に集中して書きましょう。万が一にも失礼のあってはならない手紙です。机の上が汚れていて油じみがついた、などということは言語道断。環境を整えてから本番に臨みましょう。


なお、途中で間違ってしまった場合は書き直しです。修正液修正テープを使うことも、言語道断です。無理になぞり書きして、修正するようなこともやめましょう。





封筒の書き方にも注意



手紙の作法同様、封筒の宛名差出人についても作法があります。最初に先方が見るのは、封筒の宛名です。手紙以上に気を使って書きましょう。特に、住所の地名が途中で切れてしまっているなどというようなことのないように。敬称やバランスにもよく気を配りましょう。






まとめ



内定を辞退するつもりなら、ぐずぐずと迷っていないで、すぐに行動に移しましょう。 受験企業だけではなく、自分のために力を貸してくれた人たちへの配慮も絶対に忘れてはいけません。内定辞退の手紙を書いたそのあとに、すぐにそうした人々へのお詫びとお礼の手紙を書くようにしましょう。



2015年9月8日

written

by iru


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