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2015月9月8日更新

どう書けばいいの?内定辞退・選考辞退のメールの書き方の5つの注意点

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内定辞退のメールの書き方を教えてください!

(大学4年生 男性)


内定をもらったけれど、「辞退したい」ということもありますね。理由はいろいろとあると思いますが、「辞退」することそれ自体は別に悪いことではありません。単に、あなたの良心が「申し訳ないな」ということを感じているだけです。


悪いのは、それを「失礼」や「無礼」で返すことです。場合によっては、あなたを推薦したOBやOGといった人たちの顔にを塗ることになります。それは結果的にあなたの評価を下げることになります。ですから、「気に病む」必要はありませんが、「気を配る」るようにしましょう。その気配りのポイントを5つあげてみます。





メールで辞退を伝えることは、無礼です。



来年から新社会人になる女性


まず、いきなりですが、そもそもメールで辞退をつたえることは、大変失礼なことです。常識的な企業なら、たいてい腹を立てることは間違いないでしょう。場合によっては、「メールで辞退とは何事だ」とお叱りの電話を受けることになるかもしれません。そこまでいかないにしても、先方からかなりのヒンシュクは買っています。


あなたが辞退を申し出にくいな、と考えているのならきっとそこには、「せっかく採用してもらったのに、申し訳ない」という真摯な気持ちがあるはずです。「内定お礼」のような嬉しいことでならともかく、「内定辞退」のようなネガティブなことでは、電話もしたくはないはずです。


その気持ちはわからなくもありませんが、それで逃げてしまっては社会人として失格なのです。ビジネスでは、顧客等に対して「お詫び」することは、業務のうち。あなは最初の関門で逃げることになります。


ですから、内定を辞退したいのであれば、まず先方に「電話をする」べきです。そうした上で、お詫びに伺う、あるいは、わざわざ来なくてよいといわれれば手紙を書く、というのが正式なマナーだということを知っておきましょう。





それでもメールという手段をとらざるを得ないときには。



それは、どんなときなのかはあまり見当もつきませんが、人生、何があるかはわかりません。大きなハプニングに見舞われ、とても電話をしている状況ではないということも、あるかもしれません。内定辞退のような知らせは、早く先方に知らせなければなりませんので、そうしたやむにやまれない事情がある場合には、以下のポイントに注意してメールを送りましょう。





1.就職活動専用アドレスを使う



携帯電話のメールアドレスのように、love_kenchan@のようなアドレスは、ビジネスにはふさわしくありません。アカウントは、自分の名前に数字をプラスしたようなものにして、フリーメールは使わないようにしたいものです。大学からアドレスを配布されている場合には、それを使用しましょう。パソコン用のメールアドレスであることは、いうまでもありません。





2.件名はわかるように



「ありがとうございます」とか「もうしわけありません」などというのは、用件がよくわかりません。「貴社内定辞退のお詫び」のようにわかりやすく簡潔にしましょう。場合によっては、件名に【○○大学 山田太郎】などのように名前を添えてもいいでしょう。件名だけで、用件がわかるくらいがベストです。





3.文面は、手紙と同じ。



具体的な文面については、省きますが、基本的には手紙を書くときの文面と同じです。最後には、電話をかけられない事情を添えてかさねて失礼をお詫びすると良いでしょう。できれば、「後日あらためて、お電話いたします」と書き、実際に落ち着いたらきちんと電話をすることを忘れずに。





4.署名を忘れずに。



署名には、「大学・氏名・住所・日中連絡のとれる電話番号・メールアドレス」を記入します。★や※など、さまざまな文字や記号を使ってキラキラした罫線をデザインしている人がいますが、これもビジネス向きではありません。シンプルにしましょう。





5.送信アドレス、担当者名、会社名等をもう一度チェック。



必ず、送信ボタンを押す前に、文面の内容も含めて「厳重に確認」するようにしましょう。特に、漢字の誤変換などがないか、失礼な表現ではないか、見やすい文面になっているかなどをチェックしましょう。






まとめ



くりかえしますが、メールでの「内定辞退」は、原則すべきではありません。「電話」が基本、メールはやむをえない場合のみと心得ましょう。それがビジネスの基本です。




2015年9月8日

written

by iru


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