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2015月3月20日更新

内定辞退の手紙の正しい書き方講座

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就職活動をして、いくつかの企業から内定を貰いました。1つに絞ると、他の企業の内定を辞退することになるので、内定辞退の手紙の書き方を教えてください。(大学4年生・女性)


 

内定辞退書の書き方

 

一般的に、就職活動をするときには、たくさんの企業の面接受けることになります。
そして、いくつか内定をもらうことができれば、その中から一番働きたいと思う企業へと就職するのです。
ですが、1社に決めるということは、他の内定をくれた企業に断りを入れるということになります。
内定辞退をするときの、正しい手紙の書き方を紹介します。

 

1.内定辞退は電話で伝える



まず、内定を辞退するときには、なるべく早めに先方の企業に伝えることが大切です。
内定を辞退する人が出た、ということは、企業にしてみれば、新しく内定者を決めなければいけないということになります。
ギリギリになってから連絡をするのは、企業側にとってみると迷惑になってしまうので、早めに連絡を入れましょう。

内定辞退をするときには、まず、電話で伝えることが大切です。
その際には、企業の担当者に直接伝えることです。
他人に伝言を頼むことだけは避けて、自分で直接連絡をしましょう。

 

2.内定辞退の手紙の書き方~頭語と時候の挨拶



では、実際に内定辞退の手紙の書き方を見ていきましょう。

最初に、頭語と時候の挨拶を入れます。
これは、ビジネスマナーとしても当たり前のことなので、必ず入れるようにしましょう。

内定辞退をする時期というのは、4~6月が多いといわれています。
4月であれば「陽春の候、ますますご健勝のほどお喜び申し上げます」などの文章になります。
5月は「若葉の候、ますますご発展のほどお喜び申し上げます」などになります。
6月は「初夏の候、ますますご発展のほどお喜び申し上げます」が良いでしょう。

時候の挨拶というのは、企業に出す手紙には必ず必要になるものなので、季節に合わせたものを1つずつでも覚えておくといいでしょう。

 

3.内定辞退の手紙の書き方~お礼を述べる



内定辞退の手紙を書くとき、時候の挨拶の後、いきなり内定辞退についての文章を始めるのは失礼にあたります。
まずは、内定を頂いたことへの感謝を述べましょう。

「先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとう御座います」など、内定を頂いたことへのお礼をします。
内定というのは、企業としても自分に期待するからこそ出して頂いたものだと考えられます。
ですから、内定を出してもらったことへのお礼は、辞退をする場合でも必ず行うようにしましょう。

 

4.内定辞退の手紙の書き方~辞退の意向を伝える



いよいよ、内定辞退の意向を伝える文章です。
この文章には嘘はつかず、正直な理由を告げるようにします。
また、手紙を出す前に電話連絡をすることは必須なので、その点についても触れておきましょう。

「さて、先にお電話でも申し上げました通り、大変勝手な都合で申し訳ありませんが、内定辞退をさせて頂きたく存じます」

内定辞退の意向を伝えるときには、まず、勝手な都合であることを謝罪します。
自分にとっては良い条件の企業に就職するための行動だとしても、企業としてみれば新しく内定者を選定しなければいけない状況になるのです。
せっかく頂いた内定を辞退するのですから、まずは謝罪から始めましょう。

次に、内定辞退の理由を述べていきます。

「私としても、一度内定を頂いておきながら辞退を申し出るのは大変心苦しく、非常に悩みました。
しかしながら、○○社で私の希望する職種での内定を頂き、悩んだ末にこのような決断をさせて頂きました。」

内定辞退の理由は、嘘をついてはいけません。
特に、辞退した企業と内定を受ける企業が同業だった場合には、そのような話があったことが他に漏れてしまうこともあります。
内定辞退の理由は正直に書くことと、最後まで迷惑をかけることへの謝罪に務めるようにするといいでしょう。

 

5.内定辞退の手紙の書き方~結びの文章



結びの文章では、内定を頂くまでにお世話になったことへのお礼などを含めていきます。
内定を頂くまでには、何度も面接をしたりするものです。
なので、そのことについてのお礼を述べておきましょう。

「就職活動中に貴社から学んだことは多く、大変感謝をしております。
これからの社会人生活に向けて、貴社から学んだことを十分に活かしていきたいと思っております。」

その後は、結びの文章を作っていきます。

「今後の貴社の益々の御発展を、お祈り申し上げます」

結びの文章のあとには、頭語に対応する結語を入れて、最後に自分の名前や企業の名前等を書きます。

 

まとめ



内定辞退の手紙を送る前には、必ず電話で連絡を入れるようにしましょう。
その後、きちんとした形式に則った内定辞退の手紙を送付します。
内定を頂いたことへの感謝と、謝罪の気持ちを込めて、内定辞退の手紙を書くといいでしょう。

2015年3月20日

written

by 虜to-li-co


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