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2015月3月10日更新

社会人になる前に知っておきたい!ビジネスメール5つのルール

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Q. 来春から社会人になりますが、ビジネスマナ―など、社会人として基本的な部分の知識が全くないので不安です。メールの書き方など、まずは覚えておくべき基本のマナーを教えてください。(大学4年生・男性)


ビジネスメール

© NOBU - Fotolia.com

 

学生生活をエンジョイしている皆さん、近い将来やってくる就活や社会人生活に不安を感じていませんか?社会人として認めてもらう第一歩、それはビジネスマナーができていることです。とくにメールですと、顔も声もわからない相手と文字だけでやりとりしなければなりません。そこで今回は、就活から役立つビジネスメール5つのルールをお伝えします。

ルール1 アドレスに彼氏・彼女の名前を入れない!



就活に使うアドレスを作るときは、ビジネスにふさわしいものにします。たとえば「梅田 健」という名前の場合。「k-umeda1111@yahoo.xx.xx」のように氏名や数字、学校名などを組み合わせて作り人事担当者が違和感を覚えないものにしましょう。

× ニックネームを入れる umechan

× 彼氏・彼女の名前を入れる mariko-love

× ペットの名前を入れる pochi-wanwan

ルール2 「お願い」したら「お礼」メールを送ろう



就活中は、学内外のいろいろな人にお願いをする場面があります。たとえば卒業生には「OG、OB訪問をさせてください」、人事担当者には「貴社の説明会に参加したいのですが」、大学の先生や職員の方には「私のエントリーシートにアドバイスをください」「面接の練習をさせてください」といったお願いがありますね。

そんなあなたに、ぜひ覚えてほしいことがあります。それは「お願い」と「お礼」はセットということです。社会では挨拶やお礼ができない人を「無礼」とみなします。もし相手があなたのために時間や労力を割いてくれたら、必ず「ありがとうございます」を伝えてください。

◎ お忙しいなか、OB訪問を快諾してくださりありがとうございます。

◎ エントリーシートについて貴重なアドバイスをくださり、感謝いたします

ルール3 「相談」したら「報告」メールを送ろう



就活に限りませんが、誰かに悩みを聞いてもらったり、アドバイスをもらいたいときもあることでしょう。その「相談」とセットでするのは「報告」です。もし、うっかり報告を忘れたなら……。「困った時だけ相談にきて、あとは知らんぷり?」とガッカリされ、もう話を聞いてもらえないかもしれません。逆に、たとえ結果がうまくいかなくても、キチンと報告をしたなら、相手はあなたを応援したくなるものです。

◎  ○○先生に貴重なアドバイスをいただき、エントリーシートを書き直しました。

◎  OG訪問で「○○様のような社会人になりたい」と強く感じました。お蔭様でプロ意識をもって面接に臨むことができました。

ルール4 クッション言葉を使いこなすと印象度アップ!



なにかをお願いするとき、「~してください」と書く人がいます。でも、この書き方は上から物申していて、キツ~い印象を与えてしまいます。会社でも、部下のメールに「~してください」とあると、上司はカチンとするようです。そこでおすすめしたいのが、クッション言葉です。さらに語尾を疑問形「~してくださいますか」「~してくださいませんか」にすれば、印象度がアップ!ぜひマスターしましょう。

◆クッション言葉の例

「恐れ入りますが」「ご迷惑でなければ」「お手数ですが」「よろしければ」

× 貴社のパンフレットを送ってください。

◎  お手数ですが、貴社のパンフレットをお送りくださいませんか。

ルール5 お礼メールは24時間以内に送るとベスト



お礼メールはスピードも大切です。24時間以内に送れば、感謝の気持ちがより伝わるからです。たとえば先輩や先生など、目上の人にお茶やごはんをごちそうになったら、お礼メールを送りましょう。会社に入ると、上司や先輩がごちそうしてくれたり、多く支払ってくれるときがあります。ですから、スマートなお礼メールを今のうちから書けるようにしておきましょう。

◎  本日は美味しいランチをごちそうになり、大変ありがとうございました。

◎  先ほどはお時間をいただいたうえ、ケーキセットまでごちそうになり、本当にありがとうございました。

 

ここまで5つのルールをお伝えしました。さて、私には学生の皆さんに向けたメールの著書があります。こちらでは「インターンシップのお礼」「資料請求のお願い」「OG、OB訪問のお願い」など就活のシーン別に文例を掲載しています。社会人になってからも活かせる内容ですので、ぜひご覧ください。

『就活から役に立つ 新社会人のためのビジネスメールの書き方』ソフトバンククリエイティブ)



All About「ビジネス文書」公式ガイドとして、毎月情報を発信しています。

2015年3月10日

written

by suzukimariko


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