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2014月7月29日更新

好感度がアップする!OB訪問のメールの書き方

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OB訪問をしたいと考えてるんですが、なんと送ればよいかわかりません…。(大学3年生・女性)


 


画像出典

 

はじめに



前期の試験も落ち着き始め、そろそろサマーインターンに参加される人も増えてくるでしょうか?

就職活動の時期が変更になったものの、1つ上の先輩と話す中で、大学3年生、修士1年生の夏頃から、

やはり就活の話題も増え、OB訪問をスタートする人も多くなっているようです。

 

OB訪問に当たって、学生のみなさんがぶつかるのが、社会人とのコミュニケーションの壁です。

私も2社で計5年間新卒採用に関わってきましたが、慣れないながらも一生懸命メールを書いてくれた

学生さんの顔や印象は今でも覚えています。

今回は、ビジネスコミュニケーションの1歩として、気持ち良くOB訪問を引き受けてもらうためのメールと

OB訪問後のお礼メールについてお伝えしたいと思います。

 

1、件名は分かりやすくしっかりと!



企業では1日に何十通というメールが交わされています。そこで、優先順位をつけて対応するため、

件名を見て内容の緊急性や重要性を判断している場合も多々あります。

そのため、一目見て目的が分かるような件名にしましょう。それが他のメールに埋もれることを防ぎ、

OBが貴重な時間を使わずに済む配慮にも繋がります。訪問のお願いであれば、

「OB訪問のご依頼/大学名・氏名」、訪問後のお礼であれば、「本日のお礼/大学名・氏名」といった

イメージです。

 

2、メールも起承転結で!



対面での会話ではないため、せっかく件名で目的がしっかり伝えられても、本文で今回の連絡の目的や

お願いしたい内容に筋道が立てられていないと、OBもどうしたら良いか困ってしまいます。

そのため、依頼をする時は、挨拶→名乗り→目的と背景(SNSまたは就職課、友人の紹介などOBを

知ったきっかけ)→日にちのお伺い→結び→署名という流れで書くとスムーズなメール文ができあがります。

ただし、日にちを相談する際は、OBの都合にできるだけ合わせるよう心がけましょう。

 

お礼メールもほぼ同様です。挨拶→名乗り→本日のお礼と印象に残った話→(質問)→結び(就活への思い)→

署名の順で文章を作成してみてください。お礼メールで大事なことの1つは、日が経たないうち、なるべく

当日中に送ることです。

 

3、読みやすく丁寧に



お互いの使用しているパソコンなどによって、改行が変わってしまうこともありますが、自然な位置で

句読点を使ったり、行間や段落を分けたりしながら、読みやすいメールを作成しましょう。

なお、すでにサークルの先輩など親しい関係性の場合は顔文字や記号を使ってもかまいませんが、

原則ビジネスメールであることを忘れず、華やかにならないように注意してくださいね。

作成した後は、何度か読み直しをして不自然な箇所がないか、誤字脱字がないかをしっかり確認してください。

 

4、メールアドレス・宛名の確認を怠らない



時々起きてしまうのが、宛先間違いです。メールアドレスの入力間違いも時々ありますが、複数のOBを

訪問した時、お礼のメールを必死に書いているうちに、どなたに書いているのか、だんだん分からなくなる

時があるようです。メールアドレス、宛名、話の文面に違和感がないかどうかを確認してから送信しましょう。

万が一、人事部の方のアドレスしか分からない場合は、人事の方へのお礼とともに、OBのアドレスを伺う、

もしくはメールの転送をお願いしましょう。

もちろん、自分の署名欄のメールアドレスや電話番号が間違っていないことも、しっかり確認をお願いします。

 

さいごに



学生の方から見たら、社会人の先輩というだけで随分大人かもしれません。しかし、みなさん日々忙しく

覚えることも多い毎日です。そのような先輩が「おっ!」っと思うような会いたくなるメール、会って良かったと

感じるメールを送ってみてくださいね。きっと、素敵な話の数々が聞けることでしょう。

2014年7月29日

written

by nana-tochikubo


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