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2016月12月8日更新

【例文あり】大学のゼミ・授業の欠席メールの書き方

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風邪を引いてゼミを休まなければならなくなったのですが、欠席のメールの書き方がわかりません。相手に失礼の無いようにしたいのですが…(大学3年生・男性)



授業やゼミを休む時のメール


© naka - Fotolia.com





大学生活も4年間あれば、どうしても欠席しなければならない日は必ず出てきますよね。


そんな時は担当の先生に連絡を入れておきましょう。


ゼミや授業を休むときにどうメールを書けばいいのかよく分からないという方はいませんか?


メールの書き方は社会に出る上で必要なスキルの一つです。


今回はメールの書き方を例文付きでご紹介します!


ゼミ全体に向けてなのか、教授に向けてなのかも注意しましょう。




メールのポイント


絶対に書かなければならない要素についてご説明します。



1. メールの頭に宛名、終わりに氏名を書く。


2. 件名を書く。


3. 重要なことが必ず伝わるように書く。




まず、メールを書く上で宛名・署名・件名は必須で、これらを欠くと先方に失礼にあたりますので気をつけましょう。


欠席のメールの場合、大学名や季節の挨拶は省略したシンプルな書き方でいいと思います(研究室によって違いがあるかもしれません)。


重要なことが必ず伝わるように書く」というのは、休むのか休まないのかどっちなのか、最終的に何が言いたいのかよく分からない風には書かないということです。


きちんと明記しましょう。




メールの流れ


1. 件名に、いつの何の授業なのか書く。


2. 最初に宛名を書く。


3. メール内容は「お世話になっております」から始めるのが無難。


4. 簡単な自己紹介の一文を書く。


5. 伝えたい内容を簡潔に書き、そうなった理由も書く。


6. 次回についてや、提出物についてなど、書きたいことがあれば付け足す。


7. 「よろしくお願い申し上げます」といった文章で締める。


8. 最後に自分の所属・氏名・学籍番号・メールアドレスを書き、メールを終わりにする。




それでは実際に例文を見ていきましょう。




例文1 : 病欠の場合


件名 「本日の3限のゼミを欠席します(4年××)」




○○先生


お世話になっております。


ゼミの4年の××です。


本日の先生のゼミについてなのですが、38度の熱があり、


病院に行ってまいりますので休ませていただきたいと思います。


また、レポートは来週のゼミの時に提出してよろしいでしょうか?



お手数をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いします。




□□学部□□学科4年 学籍番号△△△


×× (氏名です)


メールアドレス : ******




例文2 : 就活などの用事があって欠席する場合


件名 「来週火曜3限の上級英語Aの授業を欠席します(3年××)」




○○先生



お世話になっております。


□□学部□□学科3年の××と申します。


来週火曜3限の上級英語Aについてですが、就職活動のため欠席させていただきます。




申し訳ございませんが、よろしくお願いします。




□□学部□□学科4年 学籍番号△△△


××


メールアドレス : ******






例文3 : 交通機関の遅延で欠席する場合


件名 「本日14時からのプレゼン発表について(4年××)」




○○先生




お世話になっております。


■■ゼミ4年の××です。



現在▲▲線の車内にいるのですが、事故のため遅延しています。


もしプレゼンの順番までに到着ができないようでしたら、


遅い番に変えていただけたら幸いです。



大学には向かっているのですが、時間内に間に合いませんでしたら申し訳ございません。


その場合は、日を改めて発表できるのかなどのご相談をさせていただければ幸いです。


恐れ入りますが、よろしくお願いします。



□□学部□□学科□□専攻4年 学籍番号△△△


××


メールアドレス : ******










メールスキルを磨いてみよう!


いかがでしたでしょうか。


主に休む理由となる病欠・用事・遅延による欠席についてご紹介してみました。


ご自分でアレンジを加えてみてください。


返信をいただいたら、必要であればまた返信するのを忘れないようにしましょう。



また、今回は欠席のメールついてご紹介しましたが、メールの書き方は社会に出てから必須のスキルとなりますので、ご自分で調べたり、目上の方や企業の方から来たメールの真似をしてみて、スキルを磨いていきましょう。

2016年12月8日

written

by kaho


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