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2016月12月10日更新

抑えておいてほしい。大学教授へのメールの書き方・例文

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大学生になって教授にメールをする機会がでてきました。失礼のないように教授にメールを送る時の書き方を教えてください。(大学1年生・男性)



大学生活おいて必ず、資料の提出や報告などで教授とメールする機会はあります。


そこできちんとしたメールを書けないと教授からあなたの印象が悪くなってしまいますね。


教授に失礼のないメールを書くのは必須のスキルです。


また、教授の元へは毎日膨大な量のメールを方々から送られてきます。


普段のメールの感覚で件名なしで送ってしまったり、


脈絡のない文章や要点のわからない文章で送ってしまうと見過ごされる危険もあります。




そこで今回は、教授に出すメールの書き方をご紹介します。




パソコン© NOBU - Fotolia.com




メールの全体の流れ


まずは、全体の流れを見てみましょう。




―――――――――――――――――――――――――――――――――――――




件名 : ○○について    ……①件名




―――――――――――――――――――――――――――――――――――――



○○先生    ……②宛名




最初の挨拶文(初めまして、お世話になっております、等)   ……③挨拶文




○○と申します。    ……④名乗る




○○についてメールさせていただきます。    ……⑤メール目的を簡潔に書く




○○○○○○○○




○○○○○○○○    ……⑥メール内容




○○○○○○○○




締めの文    ……⑦締めの文






○○大学 ○○学部 ○○学科 学籍番号○○○○




○山○子    ……⑧署名




Eメールアドレス : ○○○○@gmail.com




携帯電話番号 : 090-123-4567    ……⑨Eメールアドレス、電話番号




―――――――――――――――――――――――――――――――――――――




添付 : ○山○子「○○レポート」   ……⑩添付資料が必要ならつける




―――――――――――――――――――――――――――――――――――――




それでは、各ポイントについて説明していきましょう。




① 件名をつける


件名は必ずつけましょう。


「~の授業について(○○学部○年○山○子)」「~の件でご連絡させていただきます」など、分かりやすく書きましょう。




② 宛名を書く


宛名も件名と同じく、書かないと先方に失礼にあたりますので必ず書きましょう。






③ 挨拶文を書く


初めてメールをする場合なら「初めまして」、先生が自分のことを知っているのなら「お世話になっております」でいいでしょう。


一般的に、教授にメールする際に時候の挨拶は省いていいと思います。


久しぶりにメールをして、ちょっと大きな頼みごとなどをする際は、時候の挨拶を書いた後で「いかがお過ごしでしょうか」などと続ける方が無難です。






④ 名乗る


名乗らずに自分の話をするのは礼を欠くことなので、まずは名乗りましょう。


教授に自分を知られていない時は、簡単な自己紹介をしましょう。


知られていても、「○年の○山です」と書いていいと思います。


また、誰かから教授のメールアドレスを教えてもらってメールをする場合、「○○さんから先生のご連絡をお聞きし、メールさせていただきます」と書きましょう。




⑤ メール目的を簡潔に書く


内容について深く書く前に、簡単に目的を書きましょう。


例 「~についてメールさせていただきます」


  「~のレポートを提出させていただきます」


  「~について教えていただきたく、メールを書かせていただきます」




⑥ メール内容


内容はできるだけ短くまとめて書きましょう。






⑦ 締めの文を書く


メール内容を書き終わったら、失礼なくメールを終わらせる文を書きましょう。


例 「お手数をお掛けして申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます」


また、返信が必要な場合、「お手すきの時にご返信いただければ幸いです。よろしくお願いいたします」


などと書くのが無難です。




⑧ 署名する


最後に、学部名や学籍番号などと共に名前を書きましょう。




⑨ Eメールアドレス、電話番号を書く


Eメールアドレスは必須ですが、電話の方が教授に都合が良さそうなら電話番号も書きましょう。





⑩ 添付資料が必要なら付ける


添付の資料名も、メールの件名と同じく分かりやすいものをつけましょう。




例 「○山○子_概論Bのレポート.pdf」









いかがでしたでしょうか。


ご自分でアレンジして、メールを書いてみましょう。


また、ご返信をいただいたら、必要であれば返信をしましょう。




それから、教授の性格やゼミの雰囲気によって書き方が多少異なるかもしれませんから、不安であれば先輩や助手さんなどに聞いてみるといいと思います。

2016年12月10日

written

by kaho


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